01Hvem er ansvarlig
Sanddo (og Sanddo.ai) er et brand og en tjeneste, der leverer sikker automatisering af kundeservice på e-mail og beskedkanaler som Facebook Messenger og Instagram. Tjenesten drives af Citrus Consult ApS, CVR 46467981 (herefter “Sanddo”, “vi”, “os”).
For spørgsmål om denne politik og behandling af personoplysninger kan du kontakte os på hello@sanddo.ai. Citrus Consult ApS har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), da det ikke er et lovkrav for virksomheden.
02Hvornår politikken gælder
Politikken gælder, når Sanddo er dataansvarlig — dvs. for de oplysninger vi selv bestemmer formål og midler for. Det er primært:
- besøg og brug af vores website,
- booking af demo og kontakt via formularer eller e-mail,
- salgsdialog med nuværende og potentielle kunder.
Når Sanddo bruges som supportværktøj hos en kunde, behandler vi oplysningerne i kundens support-indbakke som databehandler på kundens vegne og efter kundens instruks. Det reguleres af en særskilt databehandleraftale (DPA) mellem kunden og Citrus Consult ApS — ikke af denne politik. Er du slutkunde og har skrevet til en virksomhed, der bruger Sanddo, er den pågældende virksomhed dataansvarlig for jeres korrespondance.
Beskedkanaler: Facebook Messenger og Instagram
Ud over e-mail kan en virksomhed vælge at forbinde sine konti på Facebook Messenger og Instagram til Sanddo, så henvendelser derfra behandles i samme supportflow. Også her er virksomheden dataansvarlig, og Sanddo er databehandler efter virksomhedens instruks.
Når en virksomhed har forbundet en kanal, kan vi behandle følgende om dig som skriver til den:
- Beskedindhold — teksten i din henvendelse og eventuelle vedhæftede filer eller billeder, du selv sender.
- Et kanalspecifikt bruger-id — Meta udleverer et id, der kun er gyldigt for den pågældende virksomheds app. Det kan ikke bruges til at identificere dig på tværs af andre tjenester.
- Offentligt profilnavn, hvis Meta stiller det til rådighed, samt tidspunkter for beskederne.
Formålet er alene at besvare din henvendelse på virksomhedens vegne. Vi bruger ikke beskeddata til markedsføring, annoncemålretning eller profilering, og vi sammenkører dem ikke med data fra andre kunder.
For at kunne foreslå et svar sendes indholdet af henvendelsen til den sprogmodel-leverandør, der fremgår af Modtagere og databehandlere. Følsomme kategorier kan kræve, at en medarbejder godkender svaret først — se AI og automatiske afgørelser.
Ordreoplysninger kræver særskilt bekræftelse. En besked på Messenger eller Instagram indeholder ingen verificeret e-mailadresse, og vi kan derfor ikke fastslå ud fra beskeden alene, at du ejer en given ordre. Konkrete ordre-, leverings- eller returoplysninger udleveres ikke i en beskedtråd, før ejerskabet er bekræftet på anden vis. Det er et bevidst valg, også når det gør svaret langsommere.
Sletning. Fjerner du virksomhedens app fra dine indstillinger hos Meta, sender Meta os automatisk en anmodning om sletning, og vi sletter de oplysninger, vi måtte have om dig fra kanalen. Du modtager en bekræftelseskode og et link, hvor du kan følge status. Du kan også altid rette henvendelse til den virksomhed, du har skrevet til, eller til os på hello@sanddo.ai.
03Oplysninger vi behandler
Afhængigt af din kontakt med os kan vi behandle:
- Kontaktoplysninger — navn, arbejdsmail, virksomhed, telefonnummer og titel, hvis du oplyser dem.
- Booking- og dialogoplysninger — valgt tidspunkt, supportvolumen, beskeder og noter fra demoer og samtaler.
- Tekniske oplysninger — IP-adresse, browser/enhed, sprogvalg, nødvendige sessionsdata og almindelige serverlogs.
- Eventuelle oplysninger du selv sender os — fx i e-mails eller vedhæftede filer.
Vi forsøger at begrænse os til det nødvendige og beder ikke om følsomme personoplysninger i salgsdialogen.
04Formål og retsgrundlag
Vi behandler oplysninger til klart definerede formål med følgende retsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6:
| Formål | Retsgrundlag |
|---|---|
| Besvare henvendelser og booke demo | Foranstaltninger forud for en aftale samt legitim interesse i dialog med potentielle kunder (art. 6(1)(b) og (f)) |
| Forberede og levere en relevant gennemgang | Legitim interesse (art. 6(1)(f)) |
| Drift, sikkerhed og forbedring af websitet | Legitim interesse (art. 6(1)(f)) |
| Markedsføringsmails til erhvervskontakter | Samtykke eller legitim interesse med mulighed for framelding (art. 6(1)(a)/(f)) |
| Ikke-nødvendige cookies | Samtykke (art. 6(1)(a)) |
| Overholde lovkrav, fx bogføring | Retlig forpligtelse (art. 6(1)(c)) |
Bygger en behandling på legitim interesse, har vi vurderet, at vores interesse ikke tilsidesætter dine rettigheder. Du kan altid gøre indsigelse — se Dine rettigheder.
05AI og automatiske afgørelser
Sanddos produkt bruger kunstig intelligens (store sprogmodeller) til at læse supporthenvendelser, slå relevant ordre- og returdata op og foreslå svarudkast. Vi vil gerne være åbne om, hvordan det fungerer:
- Ingen væsentlige automatiske afgørelser om dig på websitet. På dette website træffer vi ikke afgørelser alene baseret på automatisk behandling med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning, jf. GDPR artikel 22.
- Menneskeligt tilsyn (“human-in-the-loop”). I produktet kan følsomme kategorier — fx klager, refusioner og annulleringer — kræve, at en medarbejder godkender svaret, før det sendes. Automatisk afsendelse sker kun i kategorier, kunden selv har aktiveret.
- Gennemsigtighed. Sanddo er udviklet med kravene i EU's forordning om kunstig intelligens (forordning (EU) 2024/1689) for øje, herunder kravene om gennemsigtighed og menneskeligt tilsyn samt forbuddet mod visse former for AI.
- Vi træner ikke generelle modeller på kundedata uden grundlag. Kunders supportdata bruges til at levere tjenesten til den pågældende kunde — ikke til at træne generelle AI-modeller — medmindre der er et gyldigt, aftalt grundlag.
Kategorierne af underleverandører fremgår af Modtagere og databehandlere. Læs mere om vores sikkerhed og databehandling på sikkerhedssiden.
06Modtagere og databehandlere
Vi sælger ikke dine oplysninger. Vi deler dem kun med betroede leverandører (databehandlere), der behandler oplysninger efter vores instruks og en databehandleraftale, samt hvor lovgivning kræver det. Vi bruger typisk:
| Kategori | Leverandører |
|---|---|
| Hosting og infrastruktur | EU Hosted server |
| Betaling | Stripe. Webanalyse er ikke aktivt som standard. |
En opdateret og fuldstændig liste over underdatabehandlere udleveres til kunder som bilag til databehandleraftalen.
07Overførsel til tredjelande
Behandlingen af supportdata og generering af svarudkast sker inden for EU/EØS. Enkelte støttefunktioner — fx betalingsafvikling — kan indebære overførsel til tredjelande. Det sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og/eller EU-US Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret, suppleret med nødvendige sikkerhedsforanstaltninger. Du kan kontakte os for at få oplyst grundlaget og en kopi af de relevante garantier.
08Opbevaring
Vi opbevarer kun oplysninger, så længe det er nødvendigt for formålet eller kræves af lovgivning:
- Demo- og kontaktoplysninger: indtil dialogen er afsluttet og i op til 24 måneder derefter, hvorefter de slettes eller anonymiseres.
- Kundeforhold: i aftalens løbetid. Regnskabsbilag opbevares i 5 år efter udløbet af regnskabsåret, jf. bogføringsloven.
- Tekniske logs: i op til 90 dage til drift og sikkerhed.
Når oplysninger slettes, fjernes de også fra afledte indeks og caches, så vidt det er teknisk muligt.
09Dine rettigheder
Efter GDPR har du ret til at:
- få indsigt i hvilke oplysninger vi behandler om dig,
- få rettet forkerte oplysninger,
- få slettet oplysninger (“retten til at blive glemt”),
- få behandlingen begrænset,
- gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse,
- modtage dine oplysninger i et struktureret format (dataportabilitet),
- trække samtykke tilbage når som helst, uden at det påvirker lovligheden af behandling før tilbagetrækningen.
Er du slutkunde hos en virksomhed, der bruger Sanddo, skal du rette henvendelse til den pågældende virksomhed, som er dataansvarlig. Vi hjælper vores kunder med at efterleve sådanne anmodninger.
11Ændringer
Vi kan opdatere denne politik, fx ved nye funktioner eller lovkrav. Den gældende version ligger altid her med en opdateringsdato øverst. Ved væsentlige ændringer informerer vi, hvor det er relevant.
12Kontakt og klage
Spørgsmål eller anmodninger om dine rettigheder sendes til hello@sanddo.ai. Vi svarer hurtigst muligt og inden for fristerne i GDPR.
Er du uenig i, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.
Vi svarer gerne på spørgsmål om data, sikkerhed og databehandleraftaler.